طوفان فکری

کاربرد Brainstorming(بارش افکار )در شیوه های مدیریت درجهت حل مشکلات و مسائل بصورت گروهی

بارش افکار یک راه کارآمد در جهت رسیدن راهکارهای مناسب در کلیه امور جاری و کاری متناسب با هر گروه کاری می باشد .این روش کارآمد برای نخستین بار در سال 1953 توسط آلکس اسبورن Alex Osborn مبتکر و نظریه پرداز در زمینهکاربرد خلاقیت در جهت پیدا کردن راهکارها و حل مشکلات کاری و گروهی مطرح شد.

مدیران موفق در سراسر دنیا در کلیه گرایش ها ی کاری از این راهکار جهت رسیدن به موفقیت بهره می برند و یکی از راهکارهای مناسب در جهت برخورد با چالش های کاری و گذر از بحران های مختلف از جمله کاهش تعداد مشتریان،فروش بالاتر،جلوگیری از ضررهای مالی ،حل مشکلات کاری کارمندان ،راهکارهای جلب بیشتر مشتریان و… که هر کدام به دلایلی ایجاد می شوند ،می باشد.

گستردگی بکارگیری این روش (بارش افکار) تمام دامنه کاری در صنعت هتلداری و کترینگ را نیز شامل می شود و هتل ها و رستوران ها و کافی شاپ های مطرح و زنجیره ای دنیا از این روش در جهت جذب بیشتر مشتری و عبور از بحران بهره می برند.

گروه های مختلف کاری در این صنعت از جمله مدیران تشریفات و غذا و نوشابه و حتی سرآشپز ها از این راهکار در جهت برگزاری بهتر مراسم و پذیرایی ها سود می برند.

بکارگیری این امر در صنعت هتلداری و یا امور غذا و نوشابه بعنوان مثال می تواند در جهت رقابت صحیح با سایر رقبا و جلب بیشتر مشتری وبویژه در زمان رکود کار و فصول کاری بکارگرفته شود.

در چنین شرایطی و یا هر شرایط دیگر وظیفه مدیر در جهت پیدا کردن بهترین راه حل چیست؟

بر اساس نظریه بارش افکار یا Brain Storming یکی از روش ها بیان کردن مشکل یا مشکل های کوچک در گروه کاری و در قالب سئوالات شیوا و ساده و تمرکز بر آن و تشویق گروه در پیدا کردن انواع راهکار می باشد و بدیهی است که تمرکز بر مشکلات کوچک بهتر از متمرکز شدن بر سئوالات عمده و کلی کاری می باشد .

جهت روشن شدن این موضوع می توان نمونه زیر را بیان کرد :فرض کنیم در یک هتل یا رستوران مدیر با عدم اشتیاق مشتریان و کاهش مشتری وعدم فروش مناسب روبرو می باشد و از طرفی مدیر با آشپز و پرسنل نامتبحر نیز روبرو می باشد و چه بسا مشکلات و نابسامانی هایی هم در آشپزخانه مشاهده می کند.در چنین وضعیتی بر اساس این نظریه مدیر باید گروه مدیریتی خود را که شامل مدیر تشریفات ،غذا و نوشابه ،مدیر رستوران و مدیر آشپزخانه و سرآشپز می باشد در یک جلسه کاری بدور خود جمع کرده و مشکل را با طرح سئوالی جزئی ترمبنی بر اینکه چگونه می توانیم منوی موفق تری داشته باشیم ؟ بیان کند و این سئوال به مراتب کارآمد تر از بیان سئوال :(چگونه می توان وضعیت آشپزخانه و آشپزها را سرو سامان داد ؟) می باشدزیرا همیشه مشکلات از رده پائین با هزینه و زمان و مشکلات کمتری حل شده تا حل مشکلات کلی تر.لذا در پی مطرح کردن این سئوال در جهت تنظیم منو مناسب تر و تلاش در بهبود کیفیت غذا ها در منو خیلی زودتر به جواب مورد نظر مدیریت می رسد تا طرح سئوالی که در جهت تغییرات کلی مطرح گردد و هزینه و زمان کمتری نیز طلب می کند.

بعنوان نمونه در جهت رقابت کاری، مدیررستوران یا هتلی با برگزاری چنین جلسه ای بین مدیران و پرسنل مربوطه کاری سئوالی را در جهت بازگردانیدن مشتری و دائمی کردن آن مطرح می کند.پس از طی مراحل وجمع آوری نظرات دیگران یک یا چند راهکار انتخاب می شود که از جمله بعنوان نمونه موارد زیر بسته به کارآمد بودن آن و امکان استفاده از آن راهکاربسته به موقعیت هتل یا رستوران شامل موارد زیر می گردد:

• ارسال کارت دعوت از طریق آدرس اینترنتی یا پست و دعوت مهمان در فصول و ایام با حجم کاری پائین تر با تخفیف ویژه جهت جبران کاهش درآمد مالی و تشویق مهمان به استفاده از تخفیف ها
• ارسال کارت الکترونیکی یا از طریق پست در تاریخ تولد مهمان و دعوت وی به هتل یا رستوران با تخفیف به مناسبت هدیه تولد
• یا دیگرراهکارهای تبلیغاتی دیگر و تشویق مهمان

در اینجا جهت آشنائی بیشتر علاقه مندان مراحل این نظریه نظری و علمی مطرح می شود.

بر اساس نظریه آلکس اسبورن اجرای مراحل به ترتیب زیر لازم و ضروری می باشد و این مراحل شامل:

1.  تشکیل یک جلسه کاری غیر رسمی[1] با ایجاد یک محیط کامل دوستانه و دعوت از همکارانی با دیدگاه روشن بینانه که افراد گروه در پی طرح سئوالات مشکلات کاری، با روشن بینی ایده یا ایده های خود را مطرح می کنند و حتی مدیر باید زوایای ایده های کم اهمیت را هم مورد توجه قرار دهد و در پی بیان همین ایده ها می باشد که ایده و نظریه خلاق ایجاد می شود.مدیر جلسه مسئول هدایت افراد در جهت بیان ایده ها می باشد .حضور منشی در این جلسه جهت یادداشت نظریه ها الزامی می باشد و این امر سبب آرامش و تسلط فکری اعضای گروه بر گوش فرا دادن و تفکربر موضوع بدون درگیری در جهت یادداشت می باشند.
2.  در پایان جلسه 5 ایده که بیشتر مد نظر مدیریت می باشد انتخاب می شود(البته با بذل توجه و اهمیت دادن به ایده های همه اعضا)
3.  ایده های یادداشت شده توسط منشی به کلیه اعضا ارائه می گردد تا در جلسه بعد به نقد و بررسی گذاشته شوند تا بتوان بهترین راهکار را پیدا نمود.
4.  در جلسه بعد روی پنج ایده بحث و کارآمد ترین با شرایط موجود در جهت جواب دهی سریع تر انتخاب می شود.
5.  نکات مفید و زیان و معایب و محسنات هر ایده در جلسه همگانی روی آن بحث می شود و به ایده ها امتیاز داده می شود.
6.  بهترین ایده با بالاترین امتیاز انتخاب می شود(البته ایده های دیگر در طی زمان کارایی آن مورد بحث قرار می گیرد و جهت تصحیح امور بکار گرفته می شوند)

نکات مفید و اساسی در جهت حصول به نتیجه بهتر در روش بارش افکار:

•     بهترین تعداد در جلسات مشاوره گروه 12-8 نفره می باشند.
•     تعیین یک محدودیت زمانی جهت ارائه ایده ها (25 دقیقه)
•     بیان مسئله به شیوه ای که خلاقیت ایجاد گردد (روشن و ساده بیان شود)
•     حالت امریه در سخنان ایجاد نشود.
•     درخواست ها و مشکلات بصورت جمع مورد پرسش قرار گیرد.

مثال :چگونه می توان مشتریان را بیشتر کنیم؟

امید است که با استفاده ازاین نظریه های علمی و کارآمد کلیه دست اندرکاران از جمله: دانشجویان ،مدیریان و مسئولان صنعت هتلداری یا گردشگری در جهت اتخاذ تصمیمات بهتر در هنگام بحران و مشکلات کاری بهره جویند.

تالیف :لاله شفیعی

منبع مطالعه (نظریه بارش افکار):

Oxford heritage dictionary–

Wikipedia–

کلیه حقوق این سایت متعلق به موسسه هتلداری آفتاب پارسه به شماره ثبت 1055 می باشد .هرگونه انتشار ,نقل قول و کپی برداری ,استفاده مجدد در سایت های اینترنتی ,نشریات,آموزشگاهها و غیره ,تنها با اجازه کتبی و ذکر ماخذمجاز می باشدو بدون دریافت مجوز کتبی پیگرد قانونی دارد.

1.جلسه غیر رسمی به جلسه ای گفته می شود که افراد فقط نظریه و ایده های خود را بدون هیچگونه محدودیت مطرح می کنند و در این جلسه به هیچ عنوان هیچ ایده یا طرحی به نقد یا بررسی گذاشته نمی شود.